A OSISA Está Recrutar Oficial Sénior de Operações

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Oficial Sénior de Operações

RECRUTAMENTO Oficial Sénior de Operações LOCALIZAÇÃO DA POSIÇÃO – ANGOLA

A OSISA é uma instituição africana em crescimento, comprometida em aprofundar a democracia, proteger os direitos humanos e melhorar a boa governança na região. A sua visão é promover e sustentar os ideais, valores, instituições e práticas da sociedade aberta, com o objectivo de estabelecer democracias vibrantes e tolerantes em África Austral nas quais as pessoas, livres de privações materiais e outras, entendam os seus direitos e responsabilidades e participem activamente em todas as esferas da vida.

De acordo com essa visão, a missão da OSISA é iniciar e apoiar programas que trabalham em prol de ideais de sociedade aberta e defender esses ideais na África Austral. Fundada em 1997, a OSISA trabalha em 10 países da África Austral: Angola, Botswana, RDC, Lesoto, Malawi, Moçambique, Namíbia, Suazilândia, Zâmbia e Zimbabué. A OSISA funciona de maneira diferente em cada um desses dez países, de acordo com as condições locais.

VISÃO GERAL DO CARGO

Sob a orientação e supervisão directa do Gerente Sénior de Finanças e Operações e da Gerente Sénior de RH, a/o Oficial Sénior de Operações presta liderança na execução de serviços financeiros na organização garantindo uma utilização efectiva e transparente dos recursos financeiros e a integridade dos serviços financeiros. A/O Oficial Sénior de Operações promove uma abordagem orientada para o cliente consistente com as regras e regulamentos da OSISA e implementa iniciativas estratégicas de RH no país.
A/O Oficial Sénior de Operações supervisiona e lidera a equipa de suporte do Departamento de Finanças. A/O Oficial Sénior de Operações trabalha em estreita colaboração com o programa de operações e equipas de projecto nos Escritórios do País e com a equipa da sede da OSISA para resolver problemas complexos relacionados com finanças e entrega de informações. A/O Oficial Sénior de Operações assumirá uma abordagem prática para o gerenciamento de riscos e fornecerá conselhos definitivos sobre recursos financeiros para a implementação bem-sucedida de gerenciamento de risco organizacional.
A/O Oficial Sénior de Operações, juntamente com o Gerente Sénior de Finanças e Operações, também deve desenvolver relacionamentos externos com contactos adequados, por ex. auditores, advogados, banqueiros e organizações estatutárias, tais como autoridades fiscais.

RESPONSABILIDADES

Concessão de Financiamentos

  • A/O Oficial Sénior de Operações supervisionará a documentação financeira dos beneficiários da OSISA e os pagamentos no SERENIC.
  • Ele/ela capturará os pagamentos aos beneficiários.

Prestação de Viagem 

  • A/O Oficial Sénior de Operações ajudará com todas as contas de fornecedores e despesas, incluindo as contas de viagens e de divisas, conforme necessário, de vez em quando.

Contas a pagar 

  • A/O Oficial Sénior de Operações gerenciará e supervisionará os pagamentos e a reconciliação dos credores da OSISA e aconselhará o Gerente Sénior de Finanças e Operações com respeito à gestão de fornecedores e montantes devidos a fornecedores.
  • Ele/ela comunicará regularmente com todas as partes interessadas em contas a pagar, cobrança de dinheiro, problemas de processamento de facturas, perguntas e prioridades de fornecedores.

Orçamentação e Previsão 

  • A/O Oficial Sénior de Operações ajudará na elaboração mensal de relatórios orçamentais e de previsão para o Gerente Sénior de Finanças e Operações.
  • Ele/ ela assegurará a revisão da posição de caixa para garantir fundos suficientes para desembolsos, preparação atempada da previsão mensal de fluxo de caixa para uso da Alta Direcção na região para obter uma estimativa das suas necessidades de caixa.
  • Ele/ela estará envolvida/o no processo de orçamentação das bases, que envolve a preparação e apresentação do orçamento para o escritório de orçamento para Nova Iorque no formato prescrito e dentro do prazo concordado.

Contabilidade Geral 

  • O Oficial Sénior de Operações supervisionará o processamento de todas as transacções e assegurará que todas as entradas sejam registadas na categoria de orçamento apropriada.
  • Ele/ela assegurará a precisão e a pontualidade das reconciliações do banco e do razão geral, incluindo os acordos individuais de financiamentos na conta de controlo de financiamentos.
  • A/O Oficial Sénior de Operações assegurará que as transacções processadas sejam registradas correctamente e publicadas no Sistema de Gerenciamento de Financiamento/ SERENIC.
  • Preparação atempada de contas de recuperação de custos no SERENIC para os serviços prestados pela OSISA e acompanhamento da recuperação de custos.
  • Ele/ela supervisionará o pessoal das finanças e será responsável por assegurar o seu desenvolvimento profissional e a conclusão das suas avaliações de desempenho, identificando a necessidade de melhorias ou correcções conforme necessário.
  • Ela/e também ajudará a equipa em Joanesburgo e os escritórios do país com requisitos técnicos e problemas que surjam no decorrer das suas funções.
  • Ela/e estará envolvido na identificação dos riscos enfrentados pela organização e pela identificação e implementação das intervenções e/ou controles apropriados.

Activos Fixos 

  • A/O Oficial Sénior de Operações realizará a contagem de activos, assim como o processamento e registro na lista de activos fixos em Angola.
  • Ela/e preparará o cálculo e registro de depreciação nos activos fixos da OSISA e processará as transacções das alienações e aquisições de activos.
  • Ela/e também reconciliará o livro de activos fixos.

Relatórios Financeiros 

  • A/O Oficial Sénior de Operações produzirá relatórios financeiros mensais que reflectem o orçamento em relação às despesas reais, bem como relatórios de variância, ao executivo da OSISA e ao escritório de finanças em Viena.
  • Esses relatórios serão submetidos às reuniões trimestrais do conselho.
  • Ela/e, através do uso de demonstrações financeiras, criará regularmente relatórios de gestão, relevantes para os processos de tomada de decisões, medindo o desempenho em relação a medidas e metas (resultados e consequências) estabelecidos durante o planeamento de gestão financeira, em relação aos objectivos orçamentais e/ou padrões de desempenho de gestão financeira usados no sector das ONGs.
  • A/O Oficial Sénior de Operações avaliará e analisará as conclusões e explorará opções para acções correctivas.
  • A/O Oficial Sénior de Operações é responsável pela elaboração das demonstrações financeiras de final de ano independentes e das demonstrações financeiras consolidadas do exercício, que incorporam os escritórios de Joanesburgo,RDC e Angola.
  • Essas demonstrações financeiras envolvem a reconciliação de todas as contas de empréstimo entre países.
  • Ela/e desempenha um papel importante na auditoria do final do ano, auxiliando no cronograma de auditoria e ao lidar e ao responder a perguntas de auditoria.

RH & Folha de Pagamento 

  • A/O Oficial Sénior de Operações ajudará, fornecendo informações relevantes para o processamento da folha de pagamento e distribuição de pagamentos a terceiros.
  • Ela/e também ajudará na reconciliação de terceiros e o cálculo dos impostos aplicáveis sobre a folha de pagamento quando necessário.
  • Ela/e é responsável por reconciliar a folha de pagamento mensal com os relatórios recebidos dos prestadores de serviços.
  • Sob a supervisão da Gerente Sénior de RH, a/o Oficial Sénior de Operações ajudará com todas as transacções do ciclo de vida dos funcionários de acordo com as políticas e procedimentos de RH.
  • Isso inclui recrutamento, desenvolvimento pessoal e organizacional, gerenciamento de desempenho, gerenciamento de sistemas de informação de RH, relações industriais, pesquisas salariais, desenvolvimento de descrição de posto de trabalho e separações de pessoal.

Tesouraria 

  • Ajudar o Gerente Sénior de Finanças e Operações a garantir uma gestão de caixa eficiente através do monitoramento de orçamentos de caixa e moedas estrangeiras.

Gestão de Viagens

  • Sob a orientação do Gerente de Administração, a/o Oficial Sénior de Operações ajudará no desenvolvimento da estratégia e políticas de viagens da OSISA.
  • Ela/e será responsável pela implementação dos processos e procedimentos de viagem da OSISA em Angola.
  • A/O Oficial Sénior de Operações supervisionará a provisão de viagens e serviços relacionados e assegurará que a OSISA esteja a receber tarifas de viagem competitivas para Angola em qualquer altura.
  • Ela/e compilará relatórios relativos a viagens para a Gerente de Administração e ajudará na revisão e aprovação de custos relacionados a todos os pedidos de viagem.
  • Ela/e assegurará que todo o pessoal em viagem esteja equipado com os recursos necessários e a documentação de viagem.
  • A/O Oficial Sénior de Operações assegurará que todos os riscos de viagem sejam identificados e mitigados.

Gestão de Escritório/Manutenção 

  • A/O Oficial Sénior de Operações será responsável pela manutenção dos escritórios da OSISA em Angola e assegurará que as instalações estejam bem cuidadas e apresentáveis.
  • Ela/e administrará o pessoal relevante e prestadores de serviços externos para manter os escritórios da OSISA em conformidade com os requisitos de Saúde e Segurança.
  • Ela/e também administrará a aquisição de equipamentos de escritório e consumíveis.

Gestão de Eventos 

  • A/O Oficial Sénior de Operações gerenciará a coordenação dos eventos da OSISA em Angola.
  • Ela/e entrará em contacto com os prestadores de serviços e a unidade de comunicação, garantindo que tais eventos sejam bem organizados e que a marca da OSISA esteja fortemente representada.

Gestão de Veículos 

  • A/O Oficial Sénior de Operações é responsável pela gestão dos veículos e motoristas da OSISA.
  • Ela/e administrará toda a documentação relevante para o licenciamento de veículos, gasolina e seguros.
  • Ela/e trabalhará em conjunto com a unidade financeira quando apropriado. Ambiente de Trabalho e Desenvolvimento de Pessoal
  • A/O Oficial Sénior de Operações assegurará que o escritório de Angola tenha um ambiente que promova crescimento, bemestar, produtividade, trabalho em equipa coeso e comunicação efectiva.
  • Ela/e será responsável por garantir que o escritório seja integrado a outros escritórios dentro da OSISA.
  • A/O Oficial Sénior de Operações irá instilar os valores da OSISA dentro da sua equipa e garantir que os funcionários sejam desenvolvidos ao seu melhor potencial.

REQUISITOS:

  • Diploma BCom (hons) com especialização em Contabilidade ou qualificação equivalente.

O candidato deve ter 5 anos de experiência progressivamente responsável na divisão de finanças de uma ONG internacional ou regional.  Proficiência em Inglês e Português.
CANDIDATURAS: As/Os candidatas/os interessadas/os devem encaminhar uma carta de apresentação de uma página e um currículo detalhado para [email protected] a posição relevante como cabeçalho de assunto.
A data de encerramento para apresentação é 23 de Novembro de 2018.
Apenas as/os candidatas/os pré-seleccionadas/os receberão uma resposta. OSISA é um empregador de oportunidades iguais Construindo democracias vibrantes e tolerantes.

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