Assistente Executiva de Administrador Executivo
Standard Bank Group
O Standard Bank Group está a recrutar uma Assistente Executiva de Administrador Executivo para Luanda, em Angola.
Funções
- Gestão do trabalho diário:
- Organizar diariamente de forma eficaz a agenda, reuniões, eventos. Essencialmente é da sua responsabilidade gerir o calendário do Administrador
- Coordenar a marcação, cancelamento e re-agendamento de reuniões
- Completar e submeter formulários de despesas e de viagens
- Prestar apoio na preparação de documentação, incluindo escrever, digitalizar, arquivar, fotocopiar, encadernar apresentações, cartas e documentos
- Imprimir, responder e reagir a emails de forma rápida e eficiente
- Sempre que urgente e necessário, efectuar follow up de pedidos ou emails
Escrutinar e rever despesas, ou pedidos de aprovação de pagamentos ou facturas - Obter as necessárias autorizações e garantir pagamentos atempados
- Manter actualizado um plano de férias
- Escrever ou produzir correspondência sempre que necessário (em Português ou Inglês)
- Preparar apresentações e tirar notas ou produzir minutas de reuniões ou Comités quando requerido
- Marcação e agendamento de voos, conferências, workshops, motoristas, transportes ou outros eventos
- Gestão e organização de princípio a fim de todas as necessidades de viagens do Administrador
- Analisar diariamente jornais, revistas e outra informação identificando os temas ou artigos mais relevantes para o Banco
- Recolher e manter actualizada informação sobre o Mercado local e a concorrência
- Gestão do gabinete do Administrador de forma profissional, eficaz e eficiente
- Arquivo e correspondência:
- Preparar e editar toda a correspondência, comunicações, apresentações e outros documentos.
- Os documentos devem todos ser arquivados e gravados de forma organizada.
- Garantir que o arquivo da correspondência é mantido e actualizado
- Solicitar estacionário
- Execução de tarefas pessoais para o Administrador incluindo pagamento de facturas, viagens, despesas ou situações ad hoc necessárias
- Garantir que toda a informação relevante é comunicada a toda a equipa sempre que solicitado
- Criar e manter uma relação de trabalho saudável e construtiva com todos os stakeholders relevantes, internos e externos
- Gerir e manter excelentes relações com as assistentes executivas dos Executivos de clientes chave, membros do Governo ou reguladores Desenvolvimento de outros membros da equipa – outras secretárias, recepcionistas, assistentes administrativas, através da partilha de conhecimentos
- Arquivo digital, criação de folders e gravação de apresentações, documentos chave, e preparação de packs para os Comités do Banco em que o Administrador tem que participar
- Manutenção e gestão de pasta com os cartões-de-visita de clientes e contactos, devidamente arquivados no Outlook Contacts do Administrador
- Execução de tarefas pessoais para o Administrador incluindo
Comunicação:
- Triagem das chamadas telefónicas ou visitas para determinar a relevância da chamada ou visita e se possível resolver o pedido encaminhando para o stakeholder certo ou fazendo o research necessário para resolver o tema
- Compor emails a um nível de síntese e informação que fomente a assistência eficiente e a melhor gestão de tempo como necessário
- Gerir e organizar a agenda e as viagens para garantir que não há duplicações que possam afectar negativamente a imagem do Administrador ou do Banco
Qualidade de serviço:
- Colocar o cliente no centro de tudo o que faz
- Colocar sempre o cliente no centro de tudo: todos os dias, em todas as actividades e em todas as decisões
- Ser útil, adicionar valor
- Ouvir e compreender a necessidade do cliente; identificar e sugerir a solução adequada, canal alternativo ou serviço
- Ser proactivo e ajudar os clientes com boas práticas
- Facilitar o cliente: ajudar nos processos, documentação e formulários
- Comunicar, ser transparente
- Manter os clientes informados, regularmente
- Ser acessível, cortês e fornecer informações correctas e concluídas
- Cumprir e manter as promessas feitas
- Ter conhecimento e estar actualizado sobre os novos requisitos, procedimentos e práticas relevantes
Facilitar o cliente:
- Gerir as suas expectativas em relação aos processos, documentação e requisitos
- Resolver as solicitações do cliente e dar sempre feedback atempadamente
- Fazer as coisas sempre bem e com sentido de urgência
- Atender todas as necessidades do cliente de forma precisa e com qualidade
- Apresentar e submeter documentos com qualidade e assegurar que seguem os processos e procedimentos correctos e com urgência
Requisitos
- Licenciatura ou Bacharelato
- Experiência: Experiência na Banca
- Conhecimentos/Capacidades técnicas/Especialidade:
- Registo e Gestão de Arquivo
- Comunicação escrita
- Gestão diária das actividades
- Gestão de correio
- Fluente em Inglês
Notas
Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
Como se Candidatar
Candidate-se online:
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