Recrutamento - Secretária De Direcção (m/f)

Secretária de Direcção

Estamos a recrutar para um dos nossos clientes em Luanda, um/a de Secretária de Direcção (m/f), com o seguinte perfil:

Missão
Dar apoio de secretariado ao director da área, atuando como o primeiro ponto de contacto para garantir que todos os requisitos administrativos sejam tratados dentro dos prazos e padrões exigidos.

Principais tarefas
Gestão de Calendário e Reuniões
•  Conduzir e coordenar as reuniões, garantindo que os participantes necessários estejam disponíveis.
•  Ter a responsabilidade de alertar de qualquer remarcarão ou cancelamento de última hora.
•  Apoiar o director da área com Comités/Fóruns, reuniões de clientes, reuniões internas importantes e a devida manutenção de registos de atas.

Comunicação e Gestão
•  Redigir e compilar comunicações, discursos, artigos, agendas, relatórios e outros documentos.
•  Garantir que a informação flui sem problemas dentro do departamento e com as partes interessadas externas.
•  Estar totalmente familiarizado com as atividades da área de negócios, a fim de estabelecer a ligação, em nome do Country manager, com os chefes de secção seniores, tanto interna como externamente.

Gestão Financeira
•  Sempre que necessário, tratar dos assuntos de faturação em nome do director da área.
•  Organizar, verificar e aprovar pagamentos e recebimentos de faturas.
•  Sempre que necessário, gerir pequenas despesas, verificando a autenticidade dos pedidos, assegurando que todos os registos são efectuados com exatidão.
•  Auxiliar o director da área nos processos de faturação sempre que necessário.
Gestão de Escritórios
•  Responsável pela aquisição, manutenção e substituição de economato e equipamentos de escritório.
•  Ser responsável por encomendar e reabastecer artigos de papelaria e itens de cozinha regulares, garantindo que o departamento esteja dentro do orçamento.
•  Estabelecer a ligação com as partes interessadas internas e externas, conforme necessário.

Requisitos

•  Licenciatura em Administração, Gestão de Empresas, financeira ou áreas afins;
•  Mínimo 3 a 4 anos de experiência na função
•  Inglês fluente (eliminatório)
•  Experiência prévia comprovada em funções administrativas e de gestão de escritório.
•  Experiência na coordenação de viagens, reservas e itinerários, incluindo processos de vistos.
•  Domínio de informática (Pacote Office e ferramentas relacionadas).
•  Habilidade em elaboração de relatórios e documentos, como atas de reuniões.
•  Experiência com facturamento e controle de processos financeiros.
•  Excelente capacidade de comunicação – escrita e oral
•  Excelentes competências administrativas e habilidades para elaboração de relatórios
•  Capacidade de lidar com informações altamente confidenciais com a máxima descrição.

Se está dentro do perfil, envie-nos o teu CV actualizado para [email protected] indicando a Refª Secretária-Direcção

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Recrutamento – Secretária de Direcção (m/f)

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