Secretária Executiva

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PUMANGOL

Secretária Executiva

Responsabilidades

  • Manter a agenda do executivo e auxiliar no planeamento de compromissos, reuniões de direção, conferências etc.
  • Participar de reuniões e redigir atas.
  • Preparar notas fiscais ou demonstrativos financeiros e prestar assistência na contabilidade.
  • Manter registos eletrônicos e em papel, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis.
  • Realizar pesquisas e preparar apresentações ou relatórios, conforme atribuído.
  • Capacidade de elaborar documentos e traduções.
  • Coordenar os calendários diários dos Executivos.
  • Organizar e agendar reuniões, viagens, compromissos e eventos dos executivos.
  • Revisar as práticas operacionais e administrativas, e implementar melhorias quando necessário;
  • Identificar e atender às necessidades dos executivos e executar tarefas administrativas para garantir que o fluxo de trabalho na empresa funcione sem problemas.
  • Assegurar a logística e todos arranjos das salas de reuniões dos executivos.
  • Lidar e priorizar telefonemas, e-mails e toda a correspondência de saída ou entrada (Relatórios, cartas, pacotes etc.), e fazer o direcionamento quando apropriado.
  • Lidar com documentos confidenciais, garantir que permaneçam seguros.
  • Realizar/Solicitar pesquisas, montar e analisar dados para elaborar relatórios regulares, documentos e atualizar bancos de dados internos.
  • Criar, arquivar, organizar e recuperar documentos de referência ou processos, em todo o sistema de arquivo eletrônico.
  • Actuar como ponto de contato entre executivos internos e externos, e funcionários/clientes facilitando a comunicação interna (por exemplo, reunir e distribuir informações, recomendações e agendar reuniões de esclarecimentos e apresentações)

Requisitos

  1. Experiência comprovada como Secretária Executiva ou função administrativa semelhante.
  2. Proficiente em MS Office e software “back-office” (por exemplo, ERP)
  3. Conhecimento profundo de gestão de escritórios e procedimentos básicos de contabilidade, bem como vocabulário técnico do setor relevante
  4. Familiaridade com métodos básicos de pesquisa e técnicas de comunicação
  5. Excelentes habilidades organizacional e de gerenciamento de tempo
  6. Notáveis habilidades de comunicação e negociação
  7. Integridade e confidencialidade
  8. Diploma em administração de empresas ou áreas afins
  9. Bom conhecimento da língua inglesa falado e escrito

 

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