Descrição do trabalho (funções e responsabilidades)

Objetivo principal do trabalho:
Como membro da equipe de Serviços Corporativos da Embaixada Britânica, fornecer suporte administrativo, gerenciar efetivamente a recepção da Embaixada Britânica, lidar com correspondência, responder a membros do público por e-mail, telefone ou pessoalmente e manter contato próximo com todas as equipes em a embaixada. O titular do cargo também será responsável por concluir os procedimentos de requisição financeira e ser o principal requisitante da Embaixada. Esta é uma função ocupada e o titular do cargo precisará demonstrar flexibilidade, ser enérgico e proativo.

Papéis e responsabilidades:
O titular do cargo desempenhará um papel importante para garantir o bom e eficiente funcionamento da Embaixada. A atenção aos detalhes e a paixão por entregar serão importantes para esta função. O titular do cargo trabalhará com a equipe de Serviços Corporativos para entregar processos financeiros e de aquisição.
• Atuar como principal solicitante e receptor de pós para processos de compra e manutenção de fornecedores
• Auxiliar na conformidade, por exemplo, configurar novos fornecedores e revisar listas de fornecedores existentes
• Gerenciar o banco de dados de contratos locais, sinalizar datas de vencimento do contrato e agregar gastos com fornecedores
• Atuar como cartão de aquisição global Titular de (cartão de crédito) para a equipe de Serviços Corporativos
• Fornecer suporte às equipes da Embaixada para entregar tarefas administrativas importantes
• Equipe da recepção da Embaixada, respondendo e-mails/chamadas e gerenciando a central telefônica. Cumprimentar convidados externos
• Coordenar os estoques de papelaria e gerenciar os níveis de estoque para garantir que tenhamos suprimentos suficientes
• Gerenciar e atualizar o conteúdo nos sistemas corporativos de TI
• Apoiar outros colegas nos Serviços Corporativos conforme necessário ou solicitado a fazê-lo
• Participar da atividade pós-crise
• Trabalhar com equipes e liderança para alimentar o trabalho de coordenação do Centro

Qualificações, habilidades e experiência essenciais:

• Experiência relevante em compras de Assistente Administrativo/Administrador de Escritório
• Entusiasmo, energia e atitude positiva. Vontade de se familiarizar rapidamente com a função e sede de aprender.
• Proficiência em inglês e português.

Qualificações, habilidades e experiência desejáveis:
• Boas habilidades organizacionais
• Excelentes habilidades interpessoais e de comunicação
• Experiência na gestão de orçamentos e recursos financeiros de forma eficaz
• Capacidade de concluir o trabalho com alto padrão sob pressão, com foco na atenção aos detalhes e atendimento ao cliente.
• Bons conhecimentos de informática (MS Office, particularmente Word & Excel)
• Conhecimento de Compras e Suprimentos e Requisições.

Comportamentos exigidos:
Mudando e Melhorando, Gerenciando um Serviço de Qualidade, Entregando no Ritmo, Comunicando e Influenciando.

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