Secretária Executiva

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PUMANGOL

Secretária Executiva

Responsabilidades

• Manter a agenda do executivo e auxiliar no planeamento de compromissos, reuniões de direção, conferências etc.
• Participar de reuniões e redigir atas.
• Preparar notas fiscais ou demonstrativos financeiros e prestar assistência na contabilidade.
• Manter registos eletrônicos e em papel, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis.
• Realizar pesquisas e preparar apresentações ou relatórios, conforme atribuído.
• Capacidade de elaborar documentos e traduções.
• Coordenar os calendários diários dos Executivos.
• Organizar e agendar reuniões, viagens, compromissos e eventos dos executivos.
• Revisar as práticas operacionais e administrativas, e implementar melhorias quando necessário;
• Identificar e atender às necessidades dos executivos e executar tarefas administrativas para garantir que o fluxo de trabalho na empresa funcione sem problemas.
• Assegurar a logística e todos arranjos das salas de reuniões dos executivos.
• Lidar e priorizar telefonemas, e-mails e toda a correspondência de saída ou entrada (Relatórios, cartas, pacotes etc.), e fazer o direcionamento quando apropriado.
• Lidar com documentos confidenciais, garantir que permaneçam seguros.
• Realizar/Solicitar pesquisas, montar e analisar dados para elaborar relatórios regulares, documentos e atualizar bancos de dados internos.
• Criar, arquivar, organizar e recuperar documentos de referência ou processos, em todo o sistema de arquivo eletrônico.
• Actuar como ponto de contato entre executivos internos e externos, e funcionários/clientes facilitando a comunicação interna (por exemplo, reunir e distribuir informações, recomendações e agendar reuniões de esclarecimentos e apresentações)

Requisitos

1. Experiência comprovada como Secretária Executiva ou função administrativa semelhante.
2. Proficiente em MS Office e software “back-office” (por exemplo, ERP)
3. Conhecimento profundo de gestão de escritórios e procedimentos básicos de contabilidade, bem como vocabulário técnico do setor relevante
4. Familiaridade com métodos básicos de pesquisa e técnicas de comunicação
5. Excelentes habilidades organizacional e de gerenciamento de tempo
6. Notáveis habilidades de comunicação e negociação
7. Integridade e confidencialidade
8. Diploma em administração de empresas ou áreas afins
9. Bom conhecimento da língua inglesa falado e escrito

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