Secretária Executiva II

Secretária Executiva II

BODIVA

Missão:
Assessorar os administradores no desempenho de suas funções e gerir a agenda de trabalho.

Administrar a agenda pessoal dos departamentos (colher assinatura, marcar e cancelar compromissos, definir ligações telefónicas, administrar pendências, definir encaminhamento de documentos, assistir à Administração em reuniões, secretariar reuniões);

Gerir informações (ler documentos, levantar informações, consultar outros departamentos, criar e manter atualizado banco de dados, cobrar ações e respostas de relatórios, controlar cronogramas e prazo, direcionar informações, acompanhar processos, reproduzir documentos, confeccionar clippinqs);

Elaborar documentos (redigir ofícios, memorando, cartas e convocações, actas, pesquisar bibliografia e elaborar relatórios, digitar e formatar documentos, elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos, preparar apresentações, transcrever textos);

Controlar a correspondência (receber, controlar, triar, destinar, registar e protocolar correspondência e correspondência electrónica (e-mail);

Organizar eventos e viagens (estruturar o evento, fazer check-list, pesquisar local, reservar e preparar sala, enviar convite e convocação, confirmar presença, providenciar material, equipamentos e serviços de apoio, dar suporte durante o evento, providenciar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal dos departamentos (passaporte, vistos);

Supervisionar equipas de trabalho (estabelecer atribuições da equipa, programar e monitorar as atividades da equipa);

Arquivar documentos (identificar o assunto e a natureza do documento, determinar a forma de arquivo, classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos, arquivar correspondência, administrar e actualizar arquivos);
administrar e atualizar arquivos);

Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associadas ao ambiente organizacional.

Requisitos da função:

Licenciatura em administração ou experiência profissional relevante para a função.

Experiência Profissional:
Experiência mínima de 3 anos em funções similares.

Outros requisitos:

Conhecimento de informática na óptica do utilizador Microsoft Office;
Gestão administrativa de pessoal;
Outros requisitos:
Conhecimento de informática na óptica do utilizador Microsoft Office;
Gestão administrativa de pessoal;
Gestão de Processos e Procedimentos;
Conhecimento da língua inglesa.

As candidaturas devem ser enviadas para o e-mail: [email protected]

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